Digitalizace a umělá inteligence pomáhají modernizovat úřad

Vyvolávací systém na Odboru správních agend v Úřadu městské části Praha 4. Je určen pro klienty, kteří se pro vyřízení osobních dokladů či změny trvalého pobytu objednali online.

Digitalizace veřejné správy není hudbou budoucnosti, v úřadu městské části Praha 4 je čím dál běžnější součástí každodenní práce. Cílem je využívat technologie tam, kde pomáhají zaměstnancům pracovat efektivněji a přinášejí i úsporu pracovních míst, ale především občanům poskytují rychlejší a kvalitnější služby.

Mezi projekty patří například nový systém elektronické tvorby materiálů k jednání rady a zastupitelstva nebo elektronické zpracovávání faktur a dalších důležitých dokumentů.

„Moderní technologie nám pomáhají poskytovat kvalitnější služby občanům a zároveň hospodárněji nakládat s veřejnými prostředky. Digitalizace není samoúčelná. Jejím cílem je zjednodušit procesy, zvýšit transparentnost a umožnit zaměstnancům věnovat více času činnostem, které občanům přinášejí skutečnou hodnotu,“ řekl místostarosta Filip Vácha (TOP 09).

Nový systém pro správu usnesení rady a zastupitelstva umožní elektronickou přípravu materiálů, jejich schvalování, distribuci podkladů členům samosprávy i následnou kontrolu plnění přijatých úkolů. Oproti dosavadnímu způsobu přinese lepší přehled, snazší vyhledávání informací a výrazně omezí administrativní zátěž spojenou se zpracováním a vyřízením dokumentů.

Rychleji, přehledněji a bezpečněji

Významnou změnu pro fungování úřadu představuje digitalizace předběžné finanční kontroly. Postupy související s objednávkami, smlouvami a dalšími finančními operacemi budou fungovat elektronicky a nový systém zajistí transparentní evidenci jednotlivých kroků, automatickou kontrolu schvalovacích postupů a lepší dohledatelnost dokumentů. Odpadne velká část papírové administrativy a celý postup je rychlejší, přehlednější a bezpečnější.

Na digitalizaci finanční kontroly navazuje automatické zpracovávání faktur. Moderní nástroje dokáží rozpoznat údaje z doručených dokumentů a připravit je pro další zpracování. Zaměstnanci tak nemusí ručně přepisovat velké množství údajů a mohou se soustředit na odbornou stránku své práce. Výsledkem je rychlejší vyřízení dokumentů, nižší chybovost a efektivnější využití pracovní doby.

Součástí digitalizačních aktivit je také automatizace některých správních agend, které zahrnují vysoký objem administrativních úkonů. Moderní nástroje pomáhají zpracovávat dokumenty, kontrolovat úplnost podkladů a omezovat rutinní činnosti. Zaměstnanci se tak mohou více soustředit na odbornou práci a individuální řešení konkrétních případů.

„Přínos některých projektů ocenila odborná veřejnost, když městská část Praha 4 letos získala Čestné uznání předsedy poroty soutěže Úřad 5.0 oceňující inovativní využití moderních technologií ve veřejné správě. Ocenění potvrzuje, že moderní technologie mohou veřejné správě pomáhat zvyšovat efektivitu, transparentnost a kvalitu poskytovaných služeb,“ uvedl dále místostarosta Vácha. (red)